تصميم وإعداد الطالب معمر سلطان عبدالله
 
الرئيسيةس .و .جبحـثالأعضاءالمجموعاتالتسجيلدخول

شاطر | 
 

 كيف تكون مدير متميز

اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 59
تاريخ التسجيل : 18/04/2008

مُساهمةموضوع: كيف تكون مدير متميز   الجمعة مايو 23, 2008 1:54 pm

كيف تكون مديرا متميزا

مقدمة :
غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف. مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:

1. ماذا نريد أن نفعل؟

2. أين نحن من ذلك الهدف الآن؟

3. ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟

4. ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟ من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة.

2-
ما هو التخطيط؟

التخطيط هو عملية تحديد واقع جهة العمل ، والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، والوسائل التي ستستخدمها لتحقيق تلك الأهداف. فالتخطيط عملية تأخذ بالاعتبار نقاط قوّة وضعف جهة العمل ، والفرص والمخاطر التي تحيط بها.

تعريفات أخري :

التخطيط
: هو وضع أهدافك في برنامج عملي قابل للتنفيذ ، ورسم صورة واضحة للمستقبل وتحديد الخطوات الفاعلة للوصول إلى هذه الصورة ، وكيف تتعامل مع الزمن وتختار الأوليات 0 وهو أمر لا يفعله إلا القليل ، والذي نفعله دائما أن عندنا مجموعة من النوايا والأفكار التي نرى أهميتها ومتابعتها وإنجازها 0 وقد نصل إلى تحقيقها وقد تصرفنا مشاغل الحياة التافهة عن إدراكها 0


فنعيش على هامش الحياة بأهداف وطموحات لا تجد طريقها إلى التحقيق والإنجاز فما نتحدث عنه هو عملية منظمة من الإمساك بزمام الذات 0 وتطويعها وتربيتها على التنظيم والدقة والمتابعة لتحقيق ما تصبوا إليه 0 *التخطيط : هو أسلوب أو منهج يهدف إلي حصر الإمكانيات و الموارد المتوفرة ودراستها و تحديد إجراءات استغلالها لتحقيق أهداف مرجوة خلال فترة زمنية معينة
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://eman7.yoo7.com
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 59
تاريخ التسجيل : 18/04/2008

مُساهمةموضوع: كيف تكون مدير متميز   الجمعة مايو 23, 2008 1:55 pm


التخطيط هو الاتجاه لشيء ما ... لنظام ما ...، ومن ثم العمل من أجل سير هذا النظام وإتباعه لذلك الاتجاه.
والأنظمة لها مدخلات وعمليات ومخرجات ونتائج. ولنوضح أكثر،
المدخلات للنظام تشمل المصادر كالمواد الأولية، والأموال، والتكنولوجيا،
والجمهور وتمر هذه المدخلات في عملية يتم فيها ترتيبها وتنظيمها بدقة في اتجاه
معين لكي يتم تحقيق الأهداف الموضوعة لهذا النظام، أما المخرجات فهي النتائج
الملموسة الناتجة عن العمليات في النظام مثل المنتجات والخدمات المقدمة للزبائن،
ويوجد نوع أخر نطلق عليه
( نواتج، محصلات) فعلى سبيل المثال: توفير العمل للعمال، وتحسين مستوى حياة
الفقراء، وهكذا الأنظمة قد تشمل المنظمة ككل أو أقسامها أو قد تكون الأنظمة على مستوى المجموعات أو العمليات وهكذا.

3- أهمية التخطيط *
يساعدك على تحديد الاتجاه لأنه مبني على أهداف سبق لك أن حددتها ، فالأهداف الواضحة المتناغمة
تقود إلى اتجاه ،و التخطيط يزيد الاتجاه وضوحا.

* تحديد الأهداف وطرق تحقيقها

* تحقيق التوازن بين الموارد والاحتياجات

* يعمل علي زيادة الكفاءة والفاعلية

* ضمان وجود الرقابة والمتابعة المستمرة

* تحديد الوقت والتكلفة لكل عملية

* تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز
(الهيكل التنظيمي).
تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا
للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب

* التخطيط يكشف لك الحقائق ويوضح لك الأمور فوجود برنامج زمني وأولويات
مرتبة وخطوات محددة بتواريخ معينة يكشف لك كامل الحقائق عن أهدافك

* التخطيط يجعلك مستعداً للخطوات القادمة

* يجعلك تتخذ قرارات أفضل

الأسباب التي تجعلنا لا نخطط
1- الجهل بالتخطيط وعدم معرفة أهميته في الحياة فتجد بعض القرارات مبنية على إحساس
فطري بتلبية حاجات إنسانية معينة يقول العالم المفكر (( ماسلو)) أن حياة الإنسان
مبنية على الاستجابة لمجموعة من الحاجات وهي في الأهمية والترتيب كالتالي :

· الحاجات الفسيولوجية عام – جنس – نوم

· الحاجة إلى الأمن

· الحاجة إلى الحب والانتماء

· الحاجة إلى الاحترام والتقدير

· الحاجة إلى التعبير الكامل عن الذات

ولاشك أن التخطيط جزء من الحاجات المقدمة في أعلى الهرم
2- عدم معرفة كيفية التخطيط 0 أي عدم توفر المهارات اللازمة لعمل ذلك

3- من الأسباب 0 عدم القناعة به والشعور بأنه مضيعة للوقت وانه عديم الفائدة
وقيود تضعها على نفسك 0 ومشكلة هؤلاء عدم نظرتهم المتوازنة للتخطيط ،
فهم أما يدخلون التخطيط بحماس مفرط أو بفتور مميت 0 عندما تضع الأهداف الكثيرة
وتريد إنجازها في وقت قصير ثم تجد نفسك غير قادر على تحقيقها فيعود ذلك
إلى الإحباط ، أما الفتور : يضع أهداف جيدة ولايتابع

4- عدم توفر الطموح وعدم التطلع الحثيث للأفضل والقناعة بالوضع الحالي أو الحالة
الراهنة ، ومن يتهيب صعود الجبال. فهو داب الشخصية الطموحة الفاعلة التي لا تقبل
إلا بالأفضل 0

5- الشعور بالضياع فهناك الملايين من البشر يعيشون في هذه الحياة بلا أهداف
واضحة وليس لهم اتجاه يضبط إيقاع تصرفاتهم ، فتجدهم يدورون في حلقات مفرغة
ويقعون ضحايا للأهواء والمصالح الآنية وغبش الرؤية .

6- الاستسلام للأمور العاجلة والغرق في تفاصيلها وجعلها كل شئ في الحياة وعدم
التفريق بين المهم والاهم ، وعندما نبني حياتنا على العمل من اجل المهم والاهم
نستطيع أن نخطط ونحقق ما نصبوا إليه والجهد المصروف للأمور العاجلة والطارئة تجعلك
دائماً تحت مبادرة الآخرين وتحت أولياتهم فلا تكن حياتنا كلها استجابة للطواري ونسيان
المهم والاهم

7- الخوف من المجهول والركون إلى المعلوم ، فعملية التخطيط تحتاج إلى التخيل والتصور واستشراف المستقبل وصورته وما يجب أن يكون ، والحقيقة أن التخطيط لا يخلو من عنصر المخاطرة ، ولكن ليس هناك بديلاً عنه ذلك أن النجاح مرتبط بالخطوة التالية إلى الأمام ،
وإذا لم تأخذ هذه الخطوة بما فيها من غموض أحيانا فانك لا تستطيع أن تتقدم
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://eman7.yoo7.com
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 59
تاريخ التسجيل : 18/04/2008

مُساهمةموضوع: كيف تكون مدير متميز   الجمعة مايو 23, 2008 1:56 pm

مفهوم الاستراتيجية

ـــــــــــــــــــــــــــــــــ

إن كلمة الاستراتيجية تشير إلي الطرق المختارة للتحرك نحو تحقيق الهدف لو نظرنا إلي خطة عمل المنظمة لتحقيق مهمتها علي إنها رحلة فان الاستراتيجية تكون هي الطريق الذي تسير فيه للوصول لتلك المحطة وعلي هذا فان الاستراتيجية هي الطريق أو الطرق التي سنستخدمها للوصول إلي حيث نريد .أو بمعني أخر هي الاتجاهات العامة التي نسير فيها والتي تساعد علي تحقيق الأهداف الموضوعة

· زيادة المشاركة المجتمعية من أعضاء المجتمع

· تفعيل دور المراة في تبني قضية تعليم الفتيات بالمجتمعات

3- وضع خطة العمل ( الأنشطة وخطوات العمل / التدخلات )

خطة العمل :

*هي جملة التدابير التي تم صياغتها والاتفاق عليها من اجل تحقيق وتنفيذ

مشروع :: ما في المجتمع
* ويتم وضع الخطة بعد تحديد الاهداف العامة والاهداف المحددة والاستراتيجيات والخطة توضح وتبين الأنشطة التي سيتم القيام بها والزمن الذي ستستغرقه والمسئول عن تنفيذ الانشطة والمؤشرات الدالة علي تنفيذها أهمية خطة العمل: تضع الخطوات الإجرائية والنشاطات في إطار زمني واضح وبالتالي يمكن التعرف عليها بسهولة, كما أنها تساعد على متابعة المشروع أثناء التحضير والتنفيذ. يجب أنت تكون خطة العمل مرنة وقابلة للتكيف مع التغيرات التي قد تطرأ عند تنفيذ المشروع.

خطوات وضع الخطة
:
1- الهدف .........2- الانشطة او خطوات العمل
3- المسئول....... 4- تاريخ التنفيذ
5- المؤشرات .....6- ملاحظات
نموذج لخطة عمل :
ملاحظات المسئول تاريخ التنفيذ الأنشطة أو خطوات العمل الأهداف المحددة
تعريف النشاط : هو عبارة عن فعل معين او مجموعة من الافعال ومدخل معين او مجموعة من المدخلات سوف يتم تنفيذها للوصول الي الهداف الموضوعة ارشادات عند وضع خطة العمل :

* حدد ماهي الانشة المطلوبة والتي تساعد علي تحقيق الهدف

* قم بصياغة الانشطة في شكل ترتيب منطقي وبصورة اجرائية او تنفيذية

* حدد اطار زمني لتنفيذ كل نشاط

* قم بتحديد ما هو الشخص المسئول عن تنفيذ كل نشاط

* حدد ما هي الادوات والخامات والتسهيلات المطلوبة من اجل انجاز النشاط

* قرر الميزانية اللازمة لتنفيذ كل نشا
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://eman7.yoo7.com
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 59
تاريخ التسجيل : 18/04/2008

مُساهمةموضوع: كيف تكون مدير متميز   الجمعة مايو 23, 2008 1:56 pm

الخطة السنوية.
· لماذا الخطة السنوية؟ الأشياء تتغير مع الزمن, والسنة هي فترة زمنية معقولة لا يجب أن يكون فيها تغيرات مهمة مفاجئة تؤثر على المؤسسة. الخطة السنوية تكون صعبة لأنها تطرق أهداف محددة وهذه الأهداف يتم تحقيقها من خلال أعمال تتوجب وضع مسؤولية محددة على أعضاء القسم .

· يجب أن يكون التخطيط عملية شاملة تستمد مدخلاتها من كل شخص شارك داخل أو خارج جهة العمل . كلما زاد انخراط الناس في العمل، يزداد لديهم حس المسؤولية ويصبحون أكثر قابلية للتغير. وعلى الرغم من أن التغيير قد يسبب الخوف إلا أنه يمكن أن يخلق روحا جديدة وحماس للعمل . كثيراً ما يكتشف الناس أن حماسهم للعمل يجعلهم يشعرون بإشباع وإرضاء أكبر في عملهم لذلك ابدأ مباشرة بخطتك الجديدة أو نفض الغبار عن تلك الموجودة على الرف. واطلب من الناس أن ينغمسوا وينخرطوا في عملهم ووزع عليهم المسؤوليات ومن ثم استمتع بإحياء قسمك أو إدارة عملك مرة أخرى وبالتقدم والتطور أيضا في مهامها.

· وهذا بدوره يفرض علي المدير العصري الفعال ، أن يكون ذو مهارات وقدرات متزايدة في المجالات الآتية :-تحليل الموقف الخارجي والداخلي لإدارة أو جهة العمل :-

· التحليل الاقتصادي العام ( الدولي / القومي / الإقليمي)

· تحليل الاتجاهات الحالية والمستقبلية .

· تحليل الإمكانيات والوسائل المتاحة وكيفية استغلالها الاستغلال الامثل

· تحليل هيكل القوي البشرية وكفاءتها ومدي كفايتها للعمل

رابعا : مهارة تخطيط الوقت :
· حيث يشكو الغالبية العظمي من المديرين من عدم توفر الوقت الكافي أمامهم لإنجاز أعمالهم علي النحو الذي يرتضونه . ويرجع ذلك أساسا إلي من جانب بعضهم إلي الوقت علي انه قيد دون النظر إليه انه مورد . كما يرجع إلي قصور في تحقيق التنمية الذاتية لدي البعض الأخر منهم , وأخيرا يرجع إلي سوء التخطيط للوقت من جانب البعض الأخر منهم . ولما كان تخطيط الوقت كمورد يعتبر أكثر عناصر الإشراف التي يكثر التحدث عنها , ويقل العمل بها , فانه يجب علي المدير تنمية مهارة تخطيط الوقت لديه في المجالات الآتية :

· التحديد الدقيق للأنشطة الواجب تأديتها في سبيل تحقيق الأهداف

· التحديد الدقيق للوقت الذي يستغرقه كل نشاط من الأنشطة السابقة

· التحديد الدقيق للاولويات من الأنشطة السابقة , في حالة التغيير الطاري

في خطة العمل
· وضع موازنة دقيقة للوقت والإعداد الكافي لضمان الالتزام بها وهي الجدولة الدقيقة والمرنة للأنشطة ومجالات العمل

المبادئ المتعلقة بتخطيط الوقت:
التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة. وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟ إن معظم الناس لا يعرفون ما الذي يشغل وقتهم، واقترح بعض المفكرين طريقتين لمعرفة أين يذهب وقتهم: احتفظ بمذكرة مواعيد أو اطلب من شخص آخر أن يلاحظ الوقت ويدون نشاطات العمل.

1- مبدأ تحليل الوقت:
تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. من الضروري، كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.

· إذا لم يفهم المدير كيف يصرف وقته عادة فلن يتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه. ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يصرف وقته حاليا وذلك باستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل استخدام الفرد للوقت بواسطة البيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت. هذا هو أول مبدأ في التخطيط ويسمى مبدأ تحليل الوقت.

· إن أساس تحلي الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها. ينبغي تقسيم وقت المدير اليومي إلى فترات كل فترة 15 دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم. بعد تسجيل كاف يجعل المدير قادرا على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، يمكن القيام بعملية التحليل. عند القيام بالتحليل يجد المدير أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر.

2- مبدأ التخطيط اليومي:
من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من اجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي. إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاً مختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وان تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أن عند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر. وعليه\" حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك\".

3- مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:
يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية. المبدأ الثالث من مبادئ التخطيط فهو تخصيص الوقت حسب الأولوية. ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولويتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.

· إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات. تعتمد طريقته على ظاهرة إن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة.

· والأشياء المهمة ليست دائما ملحة. وقد أوصى بان تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من \" ملح جدا\" ألي \" غير ملح\" ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من \" مهم جدا\" إلى \" مهم\". أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. من الواضح إذن إن أكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://eman7.yoo7.com
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 59
تاريخ التسجيل : 18/04/2008

مُساهمةموضوع: كيف تكون مدير متميز   الجمعة مايو 23, 2008 1:57 pm

مبدأ المرونة:




· يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي انه يجب إلا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.

· وعند إعداد الخطة اليومية ينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يوم العمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالمدير الذي يخطط لملء كل دقيقة من يوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا على إتباعه.

· إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة أكثر من نصف يومه يكون مغاليا. فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.

· ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها. فعلى سبيل المثال: إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا اقل من نصف اليوم فان الذي يحدث هو إننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليوم المتاح لنا، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت. ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل. هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح. اعداد اشرف انور جرجس مشرف مكون التعليم المجتمعي هيئة كير االدولية – مصر الجزء الخامس خامسا : مهارة التخطيط للتفاوض

· حيث يعتبر التخطيط للنشاط التفاوضي هو العمود الفقري لضمان فاعلية عملية التفاوض ذاتها , وتحقق الهدف منها علي أحسن وجه ممكن , وبما يضمن في نفس الوقت التقريب بين وجهات النظر بين كافة أطراف العملية التفاوضية . ولذلك فان هناك عدة مهارات أساسية لازمة للمدير أو رئيس القسم في مجال التخطيط التفاوضي واهم هذه المهارات هي :

· التحديد الدقيق لموضوع التفاوض

· التحديد الدقيق للهدف من عملية التفاوض

· دراسة الفرص المواتية والقيود الحالية وتلك المتوقعة

· وضع جدول زمني مناسب لعملية التفاوض

** إذا توافر الذكاء واللباقة لدي المدير والقدرة علي التصرف أثناء ممارسة

عملية التفاوض فانه لاغني أبدا عن مهارة التخطيط للتفاوض
سادسا : مهارة التخطيط للاجتماعات
· حيث يعتمد نجاح الاجتماعات أو فشلها قبل أن تبدأ غالبا بوقت طويل , فهناك اجتماعات كثيرة لم تكن الحاجة إلي عقدها قائمة علي الإطلاق نتيجة لعدم التخطيط الدقيق لها أو نقص المهارة التخطيطية اللازم توافرها في المدير أو رئيس القسم في هذا الشأن كما أن هناك الكثير من الوقت الضائع في الاجتماعات , الذي يمكن التقليل منه كلما توافرت لدي المدير مهارة التخطيط للاجتماعات .

· الأمور أو الخطوات اللازمة عند تخطيط الاجتماعات :

وتلك الأمور أو الخطوات هي :

1- تحديد الهدف من الاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )
· إن الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا ، ولكن مع \"ذلك يدعو البعض إلى عقد اجتماع لأنهم لم يفكروا في البدائل المناسبة التي يمكن أن تعطي النتائج ذاتها\" أو لأنهم يرون إن جمع الأشخاص معا يمكن أن يكون عنصر راحة نفسية وأسلوبا معتادا في معالجة الأمور وتجنب تحمل المسؤولية الشخصية .

· وجود عدة أهداف للاجتماعات مثل : طرح بعض المعلومات أو تبادل الأفكار والآراء بشأن موضوعات محددة أو العمل على القيام ببعض التغييرات في طرق وأساليب العمل أو مناقشة بعض السياسات أو إعداد بعض التقارير حول موضوع معين أو توضيح بعض الأمور المرتبطة بالعمل أو الأفراد ، أو الحصول على تأييد بعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات …. الخ ،

· وتؤكد النقطتين السابقتين على أهمية أن يفكر المدير مسبقا قبل

الاجتماع ويسأل نفسه عن الغرض أو الهدف منه ؟ هل هو أنسب وسيلة لتحقيق الهدف ؟
· تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه)

· يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأس الاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه ، وفي كلا الحالتين يجب عليه أن يتذكر أنه كلما قل عدد المشاركين كلما كان أفضل ، وان يتأكد كما من توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمهما يلي :

أ) أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع

ب) أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .

ج) أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .

د) أن يكون قادرا على العمل الجماعي .

ه) ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين .

و) ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين


_________________


الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://eman7.yoo7.com
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 59
تاريخ التسجيل : 18/04/2008

مُساهمةموضوع: كيف تكون مدير متميز   الجمعة مايو 23, 2008 1:58 pm

(خجول وغير منفتح اجتماعيا ) .

ويضاف إلى الشروط السابقة بالنسبة للمدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من يكلفه برئاسة الاجتماع ،أن يلم بخطوات ومبادئ إدارة الاجتماعات وأن يكون فعالاً ،
وتفيد هذه الخطوة السابقة : إرسال الدعوات والمعلومات للمدعوين للاجتماع قبل عقده بوقت كافي وبذلك يتمكنون من التحضير للاجتماع بشكل جيد ، واختيار وترتيب مكان الاجتماع .
1- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والسكرتير)

· لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع ، على ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع ، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع ، كما يبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي : الهدف من الاجتماع وتاريخه ومدته ومكان حدوثه ، وأسماء المشاركين فيه ، ومواضيع المناقشة الروتينية ، ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل ، وأي أعمال أخرى تستجد .

· كما أن أهمية ترتيب الموضوعات في تناولها وفقا لأهميتها النسبية ، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ( إن أمكن ذلك ) ، وعلى مراعاة القواعد التالية عند إعداد جدول أعمال الاجتماع :

أ) الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع .

ب) مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش . ج) العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان ( تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين ) . د) اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع ( تشير الدراسات إلى أن الأفراد يكونون في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحا والساعة الثانية عشرة ظهرا أو – إذا تناولوا غذاء خفيفا – بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساء ) .

2- اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)يتطلب نجاح الاجتماعات توفر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع ، ومن تلك العوامل وتلك العوامل هي : مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين ،

مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات ، توافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض الموضوعات ، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة ، خطة وبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين .وبخصوص شكل الاجتماع ذلك يعتمد إلى حد كبير على الهدف من الاجتماع ، وان انسب شكلين هما الشكل الدائري والبيضاوي حيث يتيحان اكبر قدر من التفاعل بين المجتمعين .

3- إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس) ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف ، وان يرفق بها جدول أعمال الاجتماع . سابعا : مهارة التخطيط لتنمية روح الالتزام والإبداع لدي العاملين

· لاشك أن المدير العصري هو القادر علي جعل العاملين معه يؤدون متطلبات العمل بروح الالتزام وبفكر واع وعقل متفتح ومستعد للتطوير , وهذا يتطلب توافر مهارة عالية لديه في مجال التخطيط لتنمية روح الالتزام والإبداع وذلك من خلال الأتي :

‎ العمل علي تحقيق التجاوب والاقتناع من جانب العاملين بأهداف جهة العمل كأساس للالتزام بها

‎ العمل علي زيادة درجة مشاركة العاملين بما يضمن تنمية روح الالتزام

‎ تهيئة المناخ المناسب للأفكار الجديدة من خلال إتاحة الفرص للعاملين للتعبير عن اقتراحاتهم ودراستها. إذا كانت أنظمة وسياسات جهة العمل تتيح ذلك ‎

بناء الاتصالات في جهة العمل علي أساس من الثقة والاحترام والاهتمام بالعلاقات ‎

أن يكون المدير قدوة لمرؤوسيه في التفكير المتجدد ويشجع العاملين معه علي التفكير والإبداع ‎تشجيع المنافسة الايجابية بين العاملين .

· مبادي التخطيط الجيد .. / الإرشادات الواجب مرعاتها في التخط

1- مبادي التخطيط الجيد

الواقعية / الاستمرارية/ الشمول/ المرونة/التنسيق/ المشاركة

2- الإرشادات التي تضمن تطبيق التخطيط الناجح
مشاركة الأشخاص المناسبين في عملية التخطي
توثيق معلومات التخطيط
أن تكون الخطة واضحة ومعرفة بشكل دقيق للجميع
يجب أن يأخذ التخطيط في الاعتبار أراء ومشاكل المشاركين في التخطيط
المسئولية التامة والمسبقة عن التخطيط
مراجعة تقييم عملية التخطيط والخطة قبل التنفيذ

إعداد / اشرف أنور جرجس

_________________


الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://eman7.yoo7.com
 
كيف تكون مدير متميز
الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
متوسطة الإيمان :: منتديات متوسطة الإيمان :: الإدارة المدرسية-
انتقل الى: